Qu’est ce qui caractérise l’audit d’une activité d’impression ?

Il y a toujours une première phase qui est le fameux constat d’existant et qui consiste à faire une vraie photo des coûts liés à l’impression pour une entreprise. Une opération plus facile à réaliser sur les coûts directs que sur les coûts indirects que sont, par exemple, le temps de traitement d’une commande, les coûts de gestion d’une facture, le temps d’indisponibilité d’une machine, le helpdesk, la multiplicité des consommables, leur coût de stockage et leur durée de vie. Ensuite, nous faisons des préconisations d’architecture avec de la mise en place de solutions et notamment des print policies : règles d’impression, mise en place de chartes et de politiques d’impression, et d’outils tels que l’impression à la demande.

Qu’est ce qu’un bon audit et quel est son coût?

Si l’on se contente de dresser un inventaire sans réaliser de cartographie, c’est un non sens. Certains font un audit uniquement à partir de relevés de compteurs. Mais quel est l’intérêt de savoir qu’une machine imprime 2000 pages par mois si on ne sait pas où elle est positionnée physiquement, quel est son usage et quels types de documents en sortent ?
En réalité, produire une cartographie nécessite du temps et des ressources, ce qui aura forcement des répercutions sur le coût de l’audit : on estime globalement que l’audit d’un parc de 300 à 500 machines coûte entre 10000 et 12000 euros.

Comment évaluer le ROI dans cette approche ?

Le calcul financier du changement de matériel est facile à faire mais ce qu’implique ce remplacement l’est beaucoup moins. Le constat d’existant doit être le plus précis possible y compris et surtout pour les coûts indirects : c’est à travers cette gestion des coûts indirects qu’une entreprise va pouvoir dégager des économies et réaliser son ROI. Mais il faut aussi tenir compte de l’architecture mise en place, de la conduite du changement, de la méthodologie de travail et de l’accompagnement de l’utilisateur. Il faut en revanche éviter l’approche drastique qui consiste à remplacer plusieurs machines par un gros MFP et qui peut se révéler contre productive. Un déploiement doit être nécessairement équilibré, respecter la proximité avec l’utilisateur, miser sur de nouvelles fonctionnalités avec le scan to. Dans ce cas, une entreprise peut raisonnablement réaliser entre 20 et 25 % d’économies sur ses coûts d’impression.

Comment vous positionnez-vous chez les spécialistes de l’audit ?

Nous avons la particularité d’être totalement indépendants. A l’issue d’un audit et de préconisations, nous ne vendons aucune machine ni aucun contrat de coût à la page. Nous pouvons aller jusqu’à la rédaction de cahier des charges ou accompagner un client dans les phases de négociation, mais notre métier reste le conseil. Notre rôle est également de fixer des objectifs et de mettre en place des métriques, ces outils de suivi qui permettre contrôler les évolutions et éviter les dérapages : se rencontrer tous les six mois et faire le point sur les print policies est une garantie de succès à moyen et long terme.