Au fil de temps, les  MFP (MultiFonction Printer) professionnels ont progressivement remplacé les copieurs traditionnels. Leur explosion actuelle sur le marché s’explique par leur format compact et leur polyvalence : ils sont tout à la fois copieur, imprimante, scanner et fax. Si il existe bien différents marchés pour ces équipements, nous parlerons ici du marché professionnel des MFP laser moyen et haut volume.

En terme de gestion des coûts, les MFP diffèrent des imprimantes puisque le client connaît à l’avance le coût des documents imprimés sur ces périphériques. Le constructeur facture un coût à la page qui comprend la location du matériel, les consommables, et la maintenance.

Avec la solution Pcounter proposée par ActivImage, il est désormais possible d’avoir une gestion centralisée des coûts. Grâce à cette solution il est en effet possible d’isoler les copies, les impressions, les fax et les scans, et d’identifier si les documents traités sont en couleur ou en noir et blanc. Les coûts étant connus par avance, Pcounter fournit alors des statistiques détaillées sur l’utilisation des équipements. L’entreprise pourra alors connaître précisément les documents les plus imprimés, les formats de fichiers les plus souvent utilisés ou encore à quelles heures ont lieu des pics de photocopies. Ces informations sont utiles au jour le jour, mais vont constituer une base de données sur laquelle va s’appuyer la réflexion lors du renouvellement du parc de machines.

Pcounter permet également une amélioration de la productivité en offrant des fonctions de workflow comme la redirection automatique des impressions en fonction de filtres et de critères comme la quantité de pages contenu dans un document, le coût de ce document, l’indisponibilité de la machine, ou encore la présence de couleur. Ces redirections peuvent par exemple s’appliquer à des travaux envoyés sur une petite imprimante laser à faible débit pour des documents excédant 20 pages car on aura alors tout intérêt à l’imprimer sur un MFP dont le coût à la page est plus faible. Néanmoins, Pcounter ne se limite pas aux seuls MFP et peut également prendre en charge sans surcoût toutes les imprimantes connectées au réseau de l’entreprise. Il est aussi possible d’utiliser cette solution lors d’une exploitation commerciale des MPF, dans le cadre d’une collectivité locale ou de l’enseignement par exemple. Dans ce cas, Pcounter offre des solutions de paiement via des bornes de rechargement, les bornes Monéo, le paiement par Internet ou encore au moyen d’un téléphone portable.

Une bonne rationalisation des impressions

La rationalisation des dépenses est aussi prise en compte grâce à la fonction d’impression à la demande qui va bloquer tous les documents sur le serveur. Pour les débloquer, les utilisateurs devront s’identifier en tapant un code via un terminal d’authentification ou directement sur l’écran tactile du copieur. L’utilisateur pourra alors visualiser la liste de ses impressions en attente, les imprimer tous, supprimer ceux qu’il ne souhaite plus imprimer, le tout sans retourner à son poste de travail. Ce procédé permet de supprimer toutes les impressions indésirables, envoyées en double ou triple, ou qui sont devenues obsolètes. Il est possible également de définir une date de péremption au-delà de laquelle les impressions non récupérées seront détruites. Il est prouvé que cela participe activement à la réduction des coûts. En effet, les études ont montré que près de 20% des impressions ne sont jamais récupérées. Globalement, Pcounter offre un ensemble de fonctions essentielles qui permettront aux entreprises d’optimiser au mieux leurs postes de dépenses en matière d’impression.