Parmi les processus de rationalisation qui ont actuellement cours dans les entreprises, l’impression reste, pour l’instant, majoritairement ignorée. Et pourtant, une optimisation efficacement menée de ce poste aurait de quoi séduire la totalité des chefs d’entreprises. Les chiffres actuels des usages de l’impression en France sont particulièrement éloquents pour motiver la mise en œuvre de plans d’économies. De fait, avec des volumes en croissance constante depuis plusieurs années (plus de 9% rien que pour l’année 2005), la facture des coûts globaux de l’impression et de la copie représenterait jusqu’à 3% du CA annuel d’une entreprise. Plus inquiétant, le manque de contrôle souligné par une étude récente du Gartner Group qui précise que près de 83% des sociétés sondées ne savent pas exactement quantifier ou qualifier ce qu’elles impriment. Pire encore, le gaspillage, volontaire ou non, est énorme puisque cette fois c’est une étude IPSOS qui souligne que près de 20% des documents imprimés ne sont jamais lus.

Dell, qui se positionne aujourd’hui comme un acteur majeur sur le marché impression en couvrant 90% des besoins bureautiques A4, s’engage activement dans l’optimisation des processus en proposant une offre totalement packagée, sans aucune équivalence sur le marché. Les coûts de l’impression sont principalement répartis sur trois grands postes : l’achat du matériel qui compte pour seulement 5% ; les coûts d’exploitation (encres, maintenance et papier) atteignent 45% ; enfin les coûts indirects et cachés qui cumulent 50% du global. Une première réponse est apportée par Dell en agissant au travers d’une politique tarifaire agressive sur le matériel, les consommables et les services.

Aujourd’hui, grâce à sa nouvelle offre baptisée CID, pour Contrôleur d’Impression Dynamique, le constructeur américain va plus loin en s’attaquant à la réglementation des usages. « Nous avons conscience que le document est aujourd’hui un enjeu économique fort. Notre offre CID totalement prête à l’emploi va enfin permettre aux entreprises de gérer efficacement et avec précision leurs flux d’impression», explique Stéphane Beaumont, Responsable développement des ventes « Software and Peripherals » chez Dell et initiateur du projet CID.

Concrètement, l’offre CID repose sur un serveur d’impression Dell, lequel est livré avec le progiciel Watchdoc Audit Manager de l’éditeur Doxense. Le CID, unique sur le marché, est donc une réponse simple et totalement intégrée (voir encadré ci contre). Cette solution pré installée permet d’obtenir une visibilité extrêmement précise tant en volume (par utilisateur, groupe, service…) qu’en qualité (couleur, monochrome, recto-verso, format...) et donc d’analyser plus finement les besoins des utilisateurs, d’optimiser et d’auditer le parc en fonction des exigences. « Cette plateforme, que nous avons adopté en interne, permet d’obtenir des résultats extrêmement rapidement. Le retour sur investissement est inférieur à six mois », souligne Stéphane Beaumont.

Mais si le contrôle en amont est impératif, il est également essentiel de sensibiliser les utilisateurs afin de modifier les comportements. Au-delà des raisons purement économiques, la réflexion environnementale est sans conteste une clef importante dans cette démarche. Avec sa nouvelle solution, Dell entend bien motiver le « clic écologique et économiquement responsable ». « Les utilisateurs sont désormais très sensibles aux notions environnementales. Avec notre système CID, nous pouvons aller assez loin dans la prise de conscience. Il est par exemple possible d’informer les usagers sur l’impact global de leur comportement en leur indiquant, chaque mois, le nombre d'arbres, de kWh et de M3 d’eau économisés ! », déclare Laétitia Flahaut, Responsable environnement chez Dell. Comme quoi, les impératifs économiques ne sont pas toujours en désaccord avec le respect de la nature...